林良杰说：“我们正利用企业发展计划（EDG）的资助，开发适用于我们公司企业资源规划（Enterprise Resource Planning）的一个综合性软件，从采购至收货的销售订单、交付订单和开发票等都能执行。由于收集的数据更广泛，所以能更好地为销售、采购和库存管理提供数据。”
TREOO的创始人兼董事林良杰在2008年创立这家销售300个音频品牌的音响产品公司，当时他还是一个即将入伍的年轻小伙。
成立公司之前，林良杰虽然有许多零工经验，但在控制公司现金流方面的知识非常有限。
张思乐指出，要解决人手不足的问题，中小企业可以考虑外判会计职能或与其他的企业合作，共享彼此的资源与强项。另外，中小企业可以借助科技简化和自动化营运过程，如基于云端的会计软件，提高生产力。
• 现金流比率，如营运现金流比率（cash flow ratio）、自由现金流（free cash flow）和负债现金流比率（cash flow to debt ratio）。这些比率提供了一个基准，将公司的现金流表现与行业同行或历史趋势进行比较。
潘敏懿认为，现金对竞争很重要，除了要有足够的货源做销售，公司的销售主要通过线上完成，网页就必须更具竞争性和更吸引人。因此，优化页面对增加销售很关键，但同时也是一项支出，公司必须要有足够的现金流支持。
TREOO首席营销官潘敏懿指出，虽然订货可以预计，但还是会有突发的情况出现打乱现金的流动。潘敏懿是林良杰的妻子。
她说：“比如某个品牌的耳机受用家追捧，当下若不马上购入，竞争对手就会买下供应商在市场所有的货，公司就不会有这个产品出售给客户，错失赚取收入的机会。”
准确无误的财务记录才能为中小企业管理层做决策提供准确的信息，林良杰深知这个道理。因此他借助免费的软件处理和采集基本的数据，如记录销售额和开发票等。
张思乐说：“没有正向现金流，企业就会在履行债务责任上遇到难题，陷入财务困境，甚至破产。反之，企业能利用现金投资增长契机，如扩大产品线、购买新资产或进入新的市场。”
新加坡特许会计师协会（ISCA）会长张思乐接受《联合早报》访问时说，稳健的现金流让企业履行财务责任，如支付薪水、租金、水电和偿还欠款等。
延伸阅读
维持足够的现金流也能让企业更好地应付突如其来的额外开支，如保险索赔、整修或法律费用，要不然企业就必须举债或缩减开支来应付额外开销，影响财务的稳健度。
问：为何中小企业总是资金紧缺？
答：由于中小企业可以融资的渠道受到限制，也可能对融资渠道没有认知。加上中小企业经常面对客户延迟付款的情况，使到中小企业无法应付日常的营运开支而陷入困境。此外，中小型企业面对需求的周期性变化时，冲击也比较大。
数码化策略可减低对人力和专业知识依赖
他说：“采纳数码化策略，中小企业便能减低对人力和专业知识的依赖，改善绩效和盈利能力。这些企业可以借助政府机构，如资讯通信媒体发展局的中小企业数码化计划（SMEs Go Digital）支持自己的业务数码化。”
• 公司负债水平低。
答： 视乎公司的规模、业务复杂性和所属工业的不同，只要企业有足够的现金来支持公司的运作和资助增长机遇，就算稳健。
去年，TREOO的销售额达到注册消费税的门槛，加大了公司进一步完善数码化的迫切性，虽然比起刚开业时，目前的情况已有改善，但仍要整合所有独立的流程到一个完整的数码解决方案。
一般来说，一些基准和经验法则可以用来评估一个公司的现金流健康状况：
对林良杰和潘敏懿来说，利用科技自动化是提高效率的做法，这么一来，才能腾出更多时间专注在拓展业务上。因此，他们鼓励中小企业善用数码化带来的便捷，解决资金紧缺的问题。
• 公司能维持等同于不少于六至12个月营运开支的现金储备。
• 从营运中产生足够现金流。
答：现金流指的是企业现金的流向，并可分为营运现金流、投资现金流和融资现金流。
问：什么是现金流？为何现金流对企业的可持续发展和财务健康很重要？
融资现金流是进行融资时产生或支出的现金，比如贷款、偿还贷款或回购股票。
营运现金流是核心业务营运中产生或动用的现金。
在控制开支方面，企业应该分析和减低不必要的开支，商议更优惠的入货价格，以及管控库存量，以避免存货太多或囤积过时货品。
问：如何判断现金流健康水平？
林良杰在接受《联合早报》的访问时说，由于在大学念的是电脑科学，对会计、财务方面的知识不够了解，只能尽力而为。由于缺乏资本，他必须用最原始的方法，利用Excel手动输入销售和收入方面的数据。
企业必须定时监测和预测现金流，才能提前发现潜在的现金流缺口或不足，让企业有时间采取纠正措施。
林良杰说：“很多时候，中小企业出现现金紧缺，跟进货和库存有关。为了不错过销售机会，就必须多进一点的货，现金就被货套住了。”
中小企业一般人手不足，一人担任多角，但妥善管理应收账款（Account Receivable）和应付账款（Account Payable）对改善现金流至关重要。其中包括，跟进逾期未付款项、与供应商商谈有利的付款条款，如更长的账期；以及监测应付账款，避免预期费用或惩罚。
投资现金是在进行投资时的开支或获得的现金，比如资产的交易或投资买卖。
中小企业资源少，因此在扩大发展上往往碰到瓶颈，甚至在日常运营中出现周转不灵的情况。现金流为何对中小企业的生存起关键作用？ 企业又应该保持什么样的现金流水平？这期的SME商学堂重点谈。
他说：“由于是人手输入，必须一再确认数据没有错误；与其他人分享档案时，又要确保没有人在里头更动任何数据，万一发现错误还得花时间修正，耗时耗力。很多中小企业的开始都和我一样，所以簿记方面都不准确。”
张思乐说：“其实，中小企业若扩张得太快，也会对现金流造成压力，因为它就需要更多资金，以增加库存、机器和员工的投资，因此面对突然快速增长的中小企业，一般会陷入现金短缺的困扰。”
